Death Cleaning Documents :
Quels Papiers Garder ou Jeter ?
Si vous avez déjà ouvert le tiroir à documents de vos parents ou grands-parents, vous savez à quel point cela peut être déroutant, chronophage et stressant.
Entre les factures d’électricité de 1987, les notices d’appareils vendus depuis longtemps, les relevés bancaires qui remontent à l’ère pré-Internet et les papiers administratifs dont on ne sait plus à quoi ils servent…
c’est souvent un véritable labyrinthe.
Le tri des documents est pourtant l’une des étapes cruciales du döstädning. Non seulement parce qu’il représente un volume physique important dans nos maisons, mais surtout parce qu’il contient des informations sensibles qui peuvent :
- Faciliter les démarches de vos proches après votre départ
- Protéger votre identité et vos données personnelles
- Éviter que vos héritiers ne paient des amendes pour des papiers manquants
- Simplifier drastiquement la succession
Dans cet article, je vous guide pas à pas dans le tri death cleaning de vos documents administratifs. Vous saurez exactement quels papiers conserver, lesquels détruire, comment les organiser et comment préparer un « dossier d’urgence » pour vos proches.
Pourquoi le tri des documents est si important dans le death cleaning
1. Faciliter la vie de vos héritiers
Après un décès, vos proches devront accomplir de nombreuses démarches administratives :
- Déclaration de décès
- Clôture de comptes bancaires
- Résiliation d’abonnements
- Déclaration de succession
- Règlement des dernières factures
Si vos documents sont organisés et accessibles, ces démarches prendront quelques heures. S’ils sont éparpillés dans 15 cartons différents, cela peut prendre des semaines voire des mois de recherche frustrante.
2. Protéger vos données personnelles
Des vieux relevés bancaires, des copies de cartes d’identité, des mots de passe notés sur des post-it… Tous ces documents contiennent des informations sensibles qui, entre de mauvaises mains, peuvent être utilisées à des fins frauduleuses.
Le tri death cleaning, c’est aussi un acte de sécurité : détruire ce qui doit l’être pour ne laisser aucune trace compromettante.
3. Gagner de l’espace et de la sérénité
Combien de placards, de tiroirs, de boîtes sont occupés par des papiers dont vous n’avez plus besoin ? En les triant maintenant, vous libérez de l’espace physique et mental.
Étape 1 : Rassembler tous vos documents en un seul endroit
Avant de trier, il faut d’abord savoir ce que vous avez. Et souvent, les documents sont dispersés aux quatre coins de la maison :
- Tiroirs de bureau
- Armoires de cuisine
- Cartons au grenier
- Classeurs à la cave
- Portefeuille et sacs à main
- Voiture (boîte à gants)
Action : Prenez une demi-journée et rassemblez TOUS vos papiers en un seul lieu (table de salle à manger, grand bureau, sol du salon si besoin).
Oui, vous allez sans doute être impressionné par le volume. C’est normal. C’est même une étape nécessaire pour prendre conscience de l’ampleur de l’accumulation.
Étape 2 : Créer des grandes catégories
Ne commencez pas à trier document par document. Vous allez vous perdre.
Commencez par séparer en grandes catégories :
- Identité et état civil : cartes d’identité, passeports, actes de naissance, livret de famille, certificat de mariage/divorce
- Santé : carte Vitale, mutuelle, ordonnances, carnets de santé, comptes rendus médicaux importants
- Logement : titres de propriété, baux, factures EDF/gaz, assurance habitation
- Finances : relevés bancaires, contrats de prêt, assurance-vie, placements
- Impôts : avis d’imposition, déclarations, justificatifs de déductions
- Véhicule : carte grise, assurance auto, permis de conduire, factures d’entretien
- Travail et retraite : contrats de travail, bulletins de salaire, notification de retraite
- Divers : abonnements, factures diverses, garanties, notices
Utilisez des grandes enveloppes ou des boîtes pour chaque catégorie. C’est votre première étape de classement.
Étape 3 : Connaître les délais de conservation légaux
Tous les documents n’ont pas la même durée de conservation. Certains doivent être gardés à vie, d’autres peuvent être jetés après quelques mois.
📋 Tableau des délais de conservation
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Acte de naissance, mariage, décès | À vie |
| Livret de famille | À vie |
| Jugement de divorce | À vie |
| Carte d’identité / Passeport | Durée de validité + 5 ans |
| Diplômes | À vie |
| Contrat de travail | À vie |
| Bulletins de salaire | À vie (pour retraite) |
| Avis d’imposition | 3 ans (mais garder plus longtemps recommandé) |
| Déclarations de revenus | 3 ans |
| Factures EDF/gaz/eau | 5 ans |
| Factures téléphone/Internet | 1 an |
| Quittances de loyer | 3 ans |
| Titre de propriété | À vie |
| Relevés bancaires | 5 ans |
| Contrats d’assurance vie | À vie |
| Factures importantes (travaux) | 10 ans |
| Garanties et factures d’achat | Durée de garantie |
| PV d’assemblée générale (copro) | 5 ans |
⚠️ Attention : Ces durées sont des minimums légaux. Dans le cadre du döstädning, vous pouvez choisir de garder certains documents plus longtemps si cela facilite la succession (par exemple, les avis d’imposition sur 10 ans).
Étape 4 : Trier et éliminer
Maintenant que vos documents sont catégorisés et que vous connaissez les délais, passez au tri proprement dit.
Documents à JETER IMMÉDIATEMENT (après destruction sécurisée) :
- ❌ Relevés bancaires de plus de 5 ans (sauf période particulière à justifier)
- ❌ Factures EDF/gaz de plus de 5 ans
- ❌ Quittances de loyer de plus de 3 ans
- ❌ Notices d’appareils que vous n’avez plus
- ❌ Garanties expirées
- ❌ Publicités, prospectus
- ❌ Anciens contrats résiliés (sauf preuve de résiliation à garder 2 ans)
- ❌ Relevés de mutuelle de plus de 2 ans
- ❌ Factures d’achats courants de plus de 2 ans
Documents à CONSERVER À VIE :
- ✅ Actes d’état civil (naissance, mariage, décès)
- ✅ Livret de famille
- ✅ Jugement de divorce
- ✅ Titres de propriété
- ✅ Diplômes
- ✅ Contrats de travail
- ✅ Bulletins de salaire (tous !)
- ✅ Notification de retraite
- ✅ Contrats d’assurance-vie
- ✅ Testament, donation
Documents à NUMÉRISER puis éliminer (facultatif mais recommandé) :
- Photos de famille (on en parlera dans un autre article)
- Factures importantes (travaux, achats coûteux) une fois le délai passé
- Diplômes (après scan haute qualité)
💡 Astuce : Investissez dans une petite broyeuse de documents (20-30€). Tous les papiers contenant des informations personnelles doivent être broyés, pas simplement jetés.
Étape 5 : Organiser ce que vous gardez
Une fois le tri effectué, il reste à organiser efficacement ce qui reste.
Le système des 3 classeurs
Je recommande 3 classeurs de couleurs différentes :
- 🔴 Classeur URGENT / VIE COURANTE (rouge)
- Documents consultés régulièrement
- Carte Vitale, mutuelle, assurance habitation
- Derniers relevés bancaires
- Dernières factures en cours
- 🟢 Classeur ARCHIVES IMPORTANTES (vert)
- Documents à conserver à vie
- État civil, titres de propriété
- Bulletins de salaire, contrats de travail
- Avis d’imposition des 3-5 dernières années
- 🔵 Classeur ADMINISTRATIF COURANT (bleu)
- Abonnements en cours
- Garanties valides
- Notices d’appareils actuels
- Factures récentes (- de 2 ans)
Rangez ces classeurs dans un endroit accessible mais sécurisé (pas au grenier, pas à la cave).
Utiliser des intercalaires clairs
Dans chaque classeur, créez des sections avec des intercalaires étiquetés :
- Santé
- Banque
- Logement
- Impôts
- Véhicule
- etc.
Objectif : n’importe qui doit pouvoir retrouver un document en moins de 2 minutes.
Étape 6 : Créer le « Dossier d’Urgence »
C’est le document le plus important du death cleaning.
Le Dossier d’Urgence est un classeur ou une enveloppe qui contient toutes les informations essentielles dont vos proches auront besoin en cas de décès ou d’incapacité soudaine.
📁 Contenu du Dossier d’Urgence
1. Informations personnelles
- Photocopie de votre pièce d’identité
- Numéro de sécurité sociale
- Groupe sanguin
- Coordonnées des proches à prévenir
2. Santé
- Liste de vos médecins traitants (avec coordonnées)
- Liste de vos médicaments actuels
- Directives anticipées (voir catégorie 8)
- Nom de la personne de confiance
3. Finances
- Liste de tous vos comptes bancaires (banque + numéro de compte)
- Liste de vos placements (assurance-vie, PEA, livrets…)
- Liste de vos crédits en cours
- Coordonnées de votre conseiller bancaire
- Coordonnées de votre notaire
4. Logement
- Copie du titre de propriété OU du bail
- Coordonnées du syndic ou du propriétaire
- Liste des abonnements (EDF, eau, Internet, téléphone…)
5. Assurances
- Liste de toutes vos assurances (habitation, auto, santé, obsèques…)
- Numéros de contrat et coordonnées des assureurs
6. Numérique
- Liste de vos comptes en ligne importants (banque, impôts, sécurité sociale…)
- Indication de l’endroit où se trouvent vos mots de passe (voir catégorie 7)
7. Volontés pour les obsèques
- Souhaitez-vous être enterré ou incinéré ?
- Où souhaitez-vous reposer ?
- Avez-vous souscrit un contrat obsèques ?
- Musique, textes souhaités ?
8. Documents importants
- Testament (ou indication de son emplacement chez le notaire)
- Donation entre époux
- Mandat de protection future
🔒 Où ranger ce Dossier d’Urgence ?
Deux options :
Option A : Le garder chez vous dans un endroit connu de vos proches (tiroir du bureau, coffre à la maison)
- ✅ Avantage : Facile d’accès pour vous
- ❌ Inconvénient : Risque de perte, vol, incendie
Option B : Le confier à une personne de confiance (enfant adulte, ami proche, notaire)
- ✅ Avantage : Sécurisé, vos proches savent où le trouver
- ❌ Inconvénient : Pas toujours sous la main si vous devez le consulter
Mon conseil : Créez deux exemplaires. Un chez vous (pour vous), un chez une personne de confiance (pour vos proches).
Étape 7 : Numériser pour sécuriser
Une fois vos documents triés et classés, je vous recommande de numériser les plus importants.
Pourquoi numériser ?
- ✅ Sécurité : en cas d’incendie, d’inondation, de vol
- ✅ Accessibilité : retrouver un document en 10 secondes
- ✅ Transmission : vous pouvez envoyer une copie par mail à un proche
- ✅ Gain de place : certains documents peuvent être détruits après numérisation
Comment numériser ?
- Scanner de bureau : si vous en avez un, c’est l’idéal
- Application mobile : CamScanner, Adobe Scan (gratuits et très efficaces)
- Service professionnel : si vous avez des centaines de pages, certaines entreprises proposent la numérisation en masse
Où stocker vos scans ?
- Disque dur externe (à garder dans un endroit sûr)
- Cloud sécurisé : Google Drive, Dropbox, OneDrive (avec mot de passe fort)
- Clé USB cryptée (chez le notaire ou un proche de confiance)
💡 Astuce : Créez un dossier « IMPORTANT – En cas d’urgence » bien visible dans votre ordinateur, avec tous les scans essentiels. Informez une personne de confiance de son existence.
Les pièges à éviter dans le tri des documents
Piège n°1 : Vouloir tout lire
Ne passez pas 20 minutes à relire une facture EDF de 2003. Regardez la date, vérifiez si c’est à conserver, et passez à la suite. Sinon, vous n’en sortirez jamais.
Piège n°2 : Garder « au cas où »
Le « au cas où » est l’ennemi du döstädning. Si vous hésitez pour un document :
- Est-il dans la liste des documents à conserver à vie ? → OUI = je garde
- Est-il dans les délais légaux ? → OUI = je garde
- Est-ce que je peux le retrouver facilement ailleurs (en ligne, chez mon assureur, etc.) ? → OUI = je jette
Piège n°3 : Mélanger les documents de toute la famille
Si vous vivez en couple, créez un classeur par personne pour les documents personnels (bulletins de salaire, santé, etc.), et un classeur commun pour les documents du foyer (factures, logement, etc.).
Piège n°4 : Ne pas détruire les documents sensibles
Ne jetez JAMAIS à la poubelle des documents avec :
- Numéro de sécurité sociale
- IBAN / RIB
- Numéro de carte d’identité
- Signature
→ Broyez-les ou déchirez-les en petits morceaux.
Conseils pratiques pour le tri des documents
1. Ne triez pas seul si c’est trop lourd émotionnellement
Certains documents (lettres d’un parent décédé, papiers de divorce…) peuvent raviver des émotions difficiles. Si vous sentez que c’est trop dur, faites-vous accompagner par un proche ou un professionnel du döstädning.
2. Investissez dans du matériel de qualité
- Des classeurs solides
- Des intercalaires clairs
- Des pochettes plastiques pour les documents fragiles
- Une broyeuse de papier
- Des étiquettes
Cela coûte une cinquantaine d’euros et rend le classement 10 fois plus efficace.
3. Numérisez les documents importants
Une copie numérique de vos documents essentiels (actes, titres de propriété, contrats) stockée sur un disque dur externe ou un cloud sécurisé est une double sécurité précieuse.
4. Informez vos proches
Une fois votre tri terminé, prévenez vos proches :
- Où se trouvent les classeurs
- Où se trouve le Dossier d’Urgence
- Qui contacter en cas d’urgence
Ne gardez pas ces informations pour vous. Le but du döstädning, c’est de faciliter la vie de vos proches, pas de créer une chasse au trésor administrative !
Conclusion
Le tri des documents administratifs est sans doute la tâche la moins glamour du döstädning. Ce n’est pas aussi émouvant que les photos de famille, ni aussi gratifiant que de désencombrer un placard entier.
Mais c’est l’une des plus utiles.
En organisant vos papiers maintenant, vous offrez à vos proches :
- Un gain de temps précieux dans un moment difficile
- La sécurité de ne rien oublier d’important
- La sérénité de savoir que tout est en ordre
Et pour vous-même, c’est un poids en moins. Vous savez où tout se trouve. Vous n’avez plus cette petite angoisse sourde de « est-ce que j’ai bien gardé ce papier important ? ».
Alors oui, ça prend une journée. Oui, c’est un peu fastidieux. Mais c’est un cadeau d’amour et de respect que vous faites à ceux qui vous survivront.
Et ça, ça n’a pas de prix.
Prochaine étape : Maintenant que vos papiers sont en ordre, il est temps de s’attaquer aux objets sentimentaux. Comment trier les photos, les lettres, les souvenirs qui ont une valeur émotionnelle ? Rendez-vous dans le prochain article ! 💌
Ressources utiles
- Délais de conservation officiels : service-public.fr (section « Papiers à conserver »)
- Broyeuses de documents : Amazon, Boulanger, Darty (modèles de 20 à 50€)
- Applications de scan : CamScanner, Adobe Scan (iOS et Android)
- Gestionnaires de mots de passe avec option héritier : Dashlane, 1Password
Pour aller plus loin
- 📄 [Death Cleaning Photos : Comment Trier et Transmettre vos Souvenirs] (article à venir)
- 🏠 [Death Cleaning Maison : Par Où Commencer ?] (article catégorie 1)
- 💬 [Döstädning en Famille : Comment Impliquer ses Proches] (article catégorie 4)
